Split Payment w rozliczeniach z kontrahentami - zanim zrobisz przelew!

Split Payment - jak wykonywać przelewy?

W naszej pierwszej publikacji dotyczącej mechanizmu płatności podzielonej przeanalizowaliśmy rolę faktoringu w świetle nowych przepisów i sposobu rozliczeń między przedsiębiorcami. Wspomnieliśmy również, że warunkiem zwolnienia od solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe wynikające z niewpłacenia na rachunek Urzędu Skarbowego podatku od towarów i usług, jest dokonanie przelewu z wykorzystaniem dedykowanego komunikatu przelewu i - co nie mniej istotne - poprawne wprowadzenie danych w przelewie. O czym jeszcze poza zrealizowaniem przelewu z wykorzystaniem wspomnianego komunikatu należy pamiętać?

Rachunek firmowy to konieczność

Oczywiście istotne jest żeby dokonać zapłaty na rachunek bankowy kontrahenta prowadzony jako rachunek dla przedsiębiorcy. Jeżeli dokonamy takiej zapłaty na rachunek prowadzony dla osoby fizycznej system transakcyjny banku automatycznie zwróci przelew bez księgowania, a przedsiębiorca w dalszym ciągu może ponosić odpowiedzialność solidarną.  By uchronić się przed niedochodzącymi z tego powodu przelewami zalecane jest wykorzystywanie do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą wyłącznie rachunków prowadzonych jako rachunki dla przedsiębiorców.

Jest to istotne szczególnie z tego powodu, że odbiorca przelewu nie jest w stanie przewidzieć w jaki sposób płatnik faktury dokona płatności – a decyzja w tym zakresie zawsze będzie należała do płatnika faktury. Ryzyko zwiększa się, jeżeli podmioty z którymi współpracujemy dokonują wielu płatności, lub nie kontrolują na bieżąco przepływów na rachunkach – wtedy dokonanie przez bank zwrotu środków może pozostać niezauważone – co skutkowało będzie tym, że dostawca będzie bezskutecznie oczekiwał na płatność, ponieważ odbiorca będzie pozostawał w błędnym przekonaniu że przelew wyszedł z jego konta.

Rachunek VAT - kto otwiera?

Firmowy rachunek bankowy został założony, zatem pierwszy krok do otrzymywania płatności od nabywców został wykonany. Co dalej - czy przedsiębiorca musi wykonać jakieś czynności, składać wnioski żeby założyć rachunek VAT na którym będzie księgowany podatek? Nie ma takiej konieczności.  Z dniem 1.07 banki automatycznie otworzą rachunki VAT do rachunków firmowych. Jeżeli będziemy zakładali konto firmowe po tej dacie przypisany do niego rachunek VAT też zostanie utworzony automatycznie.

Założenie rachunku bankowego będzie nieodpłatne i nie będzie wymagało zawarcia dodatkowej umowy z bankiem. Rachunki VAT prowadzone będą wyłącznie w walucie polskiej. Do rachunku VAT nie będzie wydawana karta płatnicza. By uniknąć zbytniego rozdrobnienia środków przedsiębiorca korzysta z kilku rachunków rozliczeniowych w jednym banku ustawa wprowadzająca podzieloną płatność zakłada, że w każdym banku w którym przedsiębiorca ma konto zostanie założony jeden rachunek VAT.

Jeżeli jednak dla zachowania klarowności rozliczeń przedsiębiorcy zależy na tym by rachunków VAT było więcej bank na wniosek może założyć kolejny rachunek VAT. Pomiędzy takimi rachunkami VAT prowadzonymi w jednym banku możliwe będzie samodzielne dokonywanie przelewu środków, bez zgody Naczelnika Urzędu Skarbowego.

To bank, a nie płatnik dokona przeksięgowania na rachunek VAT

Jako kolejne nasuwa się pytanie – jaki rachunek wskazywać na fakturze by środki od płatnika dotarły, czy konieczne jest wskazywanie rachunku VAT? Otóż nie, wskazywanie rachunku VAT nie jest konieczne, co więcej wskazanie takiego rachunku rodzi za sobą kolejne ryzyko. Przelew dokonany bezpośrednio na rachunek VAT zostanie bowiem odbity przez system bankowy. Wszystkie transakcje z rachunku VAT będą dokonywane za pośrednictwem rachunku rozliczeniowego.

W praktyce wykonamy przelew z rachunku podstawowego, który będzie różnił się od standardowych wyłącznie typem transakcji i danymi do uzupełnienia. To bank, na podstawie uzupełnionych danych dokona odpowiedniego przeksięgowania środków na rachunek VAT. Zatem jeżeli na fakturze zostanie wskazany rachunek VAT i płatnik zapłaci bezpośrednio na ten rachunek przelew nie zostanie zrealizowany. Aby tego uniknąć na fakturach powinien być umieszczany numer rachunku bieżącego prowadzonego jako rachunek firmowy.

W jaki sposób zasilić rachunek VAT środkami?

Wątpliwości może budzić też kwestia zasilenia rachunku VAT środkami. W jaki sposób zapewnić środki na rachunku VAT, tak żeby po 1 lipca móc płacić w split payment? Rozwiązanie tego problemu również znajduje się bezpośrednio w ustawie.  Jak wynika z jej treści, rachunki VAT zostaną otworzone z saldem 0 zł. Pierwsze płatności podzielone będą realizowane przez bank w ten sposób, że całość kwoty zostanie pobrana z rachunku rozliczeniowego.

Następnie, gdy na rachunek VAT wpłyną już środki z tytułu płatności otrzymanych w split payment, przelewy będą realizowane w kwocie netto z rachunku bieżącego, a w kwocie VAT z rachunku VAT (poprzez automatyczne przeksięgowanie z rachunku VAT na rozliczeniowy, a następnie przelew do odbiorcy – przeksięgowania pomiędzy rachunkami nie będą wymagały dodatkowych działań płatnika).

Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja gdy na rachunku VAT będzie mniej środków niż VAT wynikający z faktury która ma być zapłacona w podzielonej płatności, bank automatycznie pobierze brakującą kwotę z rachunku rozliczeniowego. Przedsiębiorca nie musi zatem obawiać się, że nie będzie miał wystarczających do zrealizowania płatności środków na rachunku VAT – wystarczy, że zapewni środki na rachunku rozliczeniowym. 

Jeśli interesuje Cię temat Split Payment zajrzyj do artykułu Faktoring, a mechanizm podzielonej płatności.