Jak zadbać o firmowe finanse? Sprawdź kilka prostych, ale skutecznych trików!

1.     Oddziel firmowe pieniądze od osobistych

Ta zasada wydaje się prosta, ale niech pierwszy rzuci kamieniem ten przedsiębiorca, który nigdy nie skorzystał z firmowego konta, żeby zapłacić za prywatne zakupy. Co więcej, zanim jeszcze otworzysz firmę, zastanów się, czy w pełni panujesz nad osobistymi wydatkami, czy pieniądze nie przepływają Ci przez palce, czy nie masz czasami poczucia, że nie wiesz, co się tak naprawdę z nimi dzieje? Jeśli nie potrafisz jeszcze kontrolować domowego budżetu, lepiej nie bierz się za otwieranie własnego biznesu. Natomiast jeśli sobie z tym radzisz, od pierwszych dni działalności postaw grubą kreskę między pieniędzmi firmowymi i osobistymi.

Podpieranie domowego budżetu środkami z konta firmowego to pierwszy przykład mieszania obu „sakiewek”. Jest jednak jeszcze druga strona medalu, a mianowicie tendencja wielu właścicieli firm do wspierania firmowych inwestycji (szczególnie w początkowej fazie istnienia firmy) oszczędnościami domowymi. Jeśli przed otwarciem firmy przygotowałeś biznesplan, wiesz jaki kapitał ma Twoja firma i na jakie wydatki powinieneś być przygotowany. Trzymaj się swojego planu, pamiętaj o płynności finansowej i uważaj abyś nie przeinwestował dzięki zastrzykowi domowej gotówki. To może kosztować Cię nie tylko upadłość Twojego biznesu, ale także stać się powodem wielu problemów osobistych.

2.     Starannie wybierz konto firmowe

Staranny wybór konta firmowego pozwoli Ci nie tylko oddzielić finanse firmowe od osobistych, ale również zaoszczędzić pieniądze. Niektóre banki będą pobierać od Ciebie pieniądze za przelewy, wypłaty z bankomatów itp, podczas gdy inne nagrodzą systematyczne płacenie ZUSu czy dokonywanie przelewów do urzędu skarbowego dodatkowym, finansowym bonusem. Skorzystaj z porównywarki kont firmowych, by wybrać to najlepsze, a następnie przyjmij zasadę, że na to konto będę wpływać Twoje firmowe zarobki i tylko z tego konta regulować będziesz wszystkie firmowe wydatki.

3.     Wypłacaj sobie stałą pensję

Wielu przedsiębiorców – właścicieli firm – samemu przyznaje sobie stałą pensję i taką ściśle określoną kwotę przelewa na swoje konto osobiste, podczas gdy resztę zarobionych przez firmę pieniędzy przeznacza na finansowanie jej bieżącej działalności i inwestycje. Nic nie stoi na przeszkodzie by z biegiem czasu Twoja pensja wzrosła, pamiętaj jednak, żeby taką podwyżkę czy premię przyznawać sobie raz na określony czas i tylko wtedy, jeśli przychody z prowadzonej przez Ciebie działalności systematycznie rosną i pozwalają na to, bez negatywnych skutków dla biznesu – utraty płynności finansowej, etc. 

Jak określić wysokość własnej pensji by zadbać o firmowe finanse? Jeśli prowadzisz budżet domowy, doskonale zdajesz sobie sprawę, ile pieniędzy potrzebujesz na pokrycie wszystkich stałych wydatków. Ta kwota powinna stanowić minimalną wartość Twojego własnego wynagrodzenia. Pieniądze z konta firmowego na konto osobiste (ale nigdy odwrotnie), przelewaj raz w miesiącu. Pozwoli Ci to lepiej zaplanować domowe wydatki, a swoją pensję jako wynagrodzenie dla głównego pracownika Twojej firmy, uwzględnij oczywiście w budżecie firmowym.

4.     Nie masz na VAT? Jak to?!

Jednym z najpopularniejszych problemów z jakim muszą poradzić sobie przedsiębiorcy to comiesięczne opłacenie podatku VAT oraz PIT. Tylko… czemu jest to właściwie problemem? Przecież każdy chyba ma świadomość, że pieniądze, które otrzymuje na konto w ramach wystawionej przez siebie faktury to nie „czysty zysk”. Biorąc pod uwagę, że jedynie około 66% przelewu z faktury zostaje do dyspozycji przedsiębiorcy, podczas gdy ok. 19% idzie na VAT a 15% na PIT, możesz już bezpośrednio po przelewie za fakturę lub raz w tygodniu, przesunąć odpowiednie środki na subkonta VAT i PIT, z których 21 i 25 dnia każdego miesiąca wykonasz odpowiednie przelewy. To, co zostanie przelej na konto firmowych rezerw.

Jeśli dobrze radzisz sobie z firmowymi pieniędzmi, możesz spróbować rozliczać się kwartalnie, optymalizując podatki. Jednak, aby kwoty do zapłaty za VAT i PIT nie szokowały Cię systematycznie co 3 miesiące, musisz być… systematyczny i zdyscyplinowany.

Powyższe rozwiązanie zakłada oczywiście, że dysponujesz takimi pieniędzmi, które pozwalają Ci finansować bieżącą działalność przedsiębiorstwa bez konieczności „kredytowania” jej środkami na zapłatę za VAT i PIT. Jeśli natomiast większość firmowej gotówki zamroziłeś w fakturach, gdyż Twoi kontrahenci żądają od Ciebie wydłużonych terminów płatności i zwyczajnie „nie masz na VAT”, powinieneś skorzystać z takich rozwiązań jak faktoring.

Ten prosty sposób na natychmiastowe odzyskanie środków z faktur, wcale nie musi być dużym obciążeniem finansowym dla Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli będziesz z niego korzystał systematycznie jako jedno z narzędzi finansowania Twojej działalności, koszty tej usługi możesz nawet uwzględnić w kosztach oferowanych towarów. W ten sposób za szybszą wypłatę pieniędzy z faktur zapłacą de facto Twoi Klienci, którzy w zamian będą mogli cieszyć się długimi terminami płatności. Ty z kolei zadbasz o płynność finansową swojego biznesu, która powinna być dla Ciebie wartością priorytetową. Nie zapominaj, że opóźnienia w regulowaniu własnych należności narażają Twoją firmę na odsetki karne, utratę zaufania kontrahentów czy wizerunku rzetelnej marki. Warto zatem zawczasu zapewnić sobie pieniądze na najważniejsze zobowiązania.

5.     Nigdy nie zapominaj o płynności finansowej!

Rozdzielenie pieniędzy firmowych i prywatnych oraz wydzielenie subkont na VAT i PIT pozwoli Ci jasno i dokładnie zobaczyć, ile pieniędzy ma do dyspozycji Twoja firma. Dzięki temu łatwiej Ci będzie zadbać o firmowe finanse i płynność finansową, która – przypomnijmy - oznacza zdolność przedsiębiorstwa do regulowania w terminie jego krótkoterminowych, stałych zobowiązań (opłacenia rat leasingu, wypłacenia pensji pracownikom, uregulowania płatności względem kontrahentów, zapłaty za towary i usługi niezbędne do prowadzenia działalności).

Aby uniknąć nawet chwilowej utraty płynności należy planować zarówno wszystkie firmowe wydatki, jak i przychody. Przygotuj biznesplan i trzymaj się go, monitorując jednocześnie jego realizację i optymalizując go na bieżąco. Ważne też, by pokusić się o zapewnienie firmie „poduszki finansowej” i zbierać rezerwy na gorsze miesiące, które każdemu mogą się zdarzyć. Paradoksalnie prowadzenie finansów firmowych nie różni się wiele od prowadzenia budżetu domowego, w którym również powinieneś robić rezerwy „na czarną godzinę”, czy nagłe, nieplanowane, ale konieczne wydatki. Podstawa to dyscyplina i systematyczność!

A dla tych, którzy chcieliby dowiedzieć się jeszcze czegoś zachęcamy do przeglądu nowoczesnych aplikacji, z których wybraliśmy takie, bez których trudno się obejść, szczególnie przedsiębiorcom zdanym wyłącznie na siebie, którzy będąc specjalistami w swojej dziedzinie, muszą też znać się świetnie na innych sprawach, które dotyczą prowadzenia firmy: zarządzaniu, organizacji pracy, sprzedaży i obsłudze klienta, e-marketingu, finansach i księgowości, kontrolowaniu wyników oraz rozwijaniu własnych zainteresowań.