Brak zapłaty za fakturę – co robić? Sprawdź dostępne możliwości!

Klient nie płaci za fakturę – jak odzyskać pieniądze?

Zatory płatnicze to prawdziwa plaga. Według raportu Badanie płatności w Polsce 2022 firmy Coface aż 53,2% badanych przedsiębiorstw doświadczyło zaległości w spływie należności od swoich kontrahentów w ciągu ostatnich 6 miesięcy. To oznacza, że co drugi przedsiębiorca w Polsce czeka dłużej, niż powinien na swoje środki!

Niestety, często brak zapłaty za fakturę wynika nie tyle ze złej woli kontrahenta, co raczej z efektu domina. Ktoś nie zapłacił Twojemu klientowi, więc i on – z braku środków – opóźnia się z Twoją płatnością. Tej sytuacji można uniknąć, stosując między innymi faktoring, a jeśli już się wydarzy – wykonać kilka kroków, które przyspieszą przelew pieniędzy. Podpowiadamy, co zrobić, gdy klient nie płaci!

Unikaj braku zapłaty za fakturę – stosuj rozliczenia pro forma i faktoring!

Mówią, że przezorny zawsze ubezpieczony. Aby uniknąć sytuacji, w której kontrahent nie płaci faktury, a nasza firma czeka bezczynnie na przelew, warto – po pierwsze – pomyśleć o wystawianiu faktur proforma. To dokument, który nie jest dowodem księgowym, stanowi natomiast wstęp do wystawienia przyszłej faktury. W tej sytuacji dopiero po opłaceniu dokumentu pro forma, klient otrzymuje od Ciebie klasyczną fakturę, którą na przykład rozliczy jako koszt firmowy.

Kolejnym sposobem zabezpieczenia biznesu przed brakiem płatności za fakturę jest faktoring. To rozwiązanie, które pozwoli Ci zadbać o stały przepływ gotówki w firmie. Wystarczy, że wystawisz fakturę klientowi i przekażesz ją do firmy faktoringowej (tzw. faktora). Pokrywa ona nawet do 100% sumy z Twojej faktury i niemal natychmiastowo wypłaca Ci pieniądze. Co więcej, od tej pory to faktor oczekuje na wpłatę od Twojego klienta – nie Ty! Poznaj wszystkie zalety i wady faktoringu i przekonaj się, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.

Klient nie płaci faktury – co robić, kiedy i jak windykować?

W Twojej firmie pojawiła się niezapłacona faktura przez kontrahenta? Zdecydowanie czas na miękką windykację, którą rozpoczynamy od rozmowy i wyjaśnienia sytuacji. W większości przypadków tego typu rozwiązanie będzie skuteczne, a pieniądze trafią niebawem po monicie na Twoje konto. Jeśli jednak tak się nie dzieje, warto skonstruować wezwanie do zapłaty z informacją, że w razie braku płatności, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Pismo wysyłamy listem poleconym.

Kolejnym krokiem w tej trudnej sytuacji jest naliczenie odsetek. Odsetki za opóźnienie to sposób na brak płatności za fakturę – obciążają Twojego kontrahenta, rekompensując Tobie nieotrzymanie środków w terminie. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych reguluje ustawa z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Obecnie to nawet kilkanaście procent w skali roku.

Klient nie zapłacił faktury – rozwiązania ostateczne

Jeśli Twój klient nie płaci za usługę lub towar, być może czas zastosować poważniejsze środki. Często dobrym argumentem (szczególnie, jeżeli współpraca jest długofalowa) staje się groźba wypowiedzenia umowy. Klient straci wtedy dobrego dostawcę lub rzetelnego podwykonawcę, a to może mu się najzwyczajniej nie opłacać. Jest szansa, że zrobi wszystko, aby zapobiec tej sytuacji. Kolejnym krokiem jest też profesjonalna windykacja lub pomoc prawnika. Takie silne wsparcie gwarantuje, że nieopłacona faktura przestanie być Twoim problemem.

Jeśli wolisz nie dokładać do tej sprawy już żadnych środków, możesz spróbować samodzielnie dochodzić swoich praw poprzez e-Sąd. To najtańsza forma rozwiązania problemu z nierzetelnym kontrahentem. Opłata sądowa to w tym przypadku zaledwie 1,25% wartości przedmiotu sporu. Niepłacącego klienta warto wpisać też do rejestru dłużników, a jeśli wszystkie powyższe opcje zawiodą – wejść z nim na oficjalną drogę sądową.

Kolejny miesiąc i kolejna nieopłacona faktura? Skorzystaj z naszych porad i zawczasu zabezpiecz się przed nierzetelnymi kontrahentami, stosując między innymi faktoring. Pamiętaj, że jeśli borykasz się z problemami z płatnościami, jest co najmniej kilka sposobów, aby ponaglić kontrahenta i odzyskać swoje pieniądze.