Biała lista podatników VAT – co można dzięki niej sprawdzić?

Krajowa Administracja Skarbowa od 1 września prowadzi białą listę podatników VAT. To nowe narzędzie pozwalające przedsiębiorcom sprawdzić, czy mają do czynienia z rzetelnym partnerem biznesowym. To także kolejny krok rządu w walce z wyłudzaniem podatku VAT, dzięki któremu nieuczciwe firmy zostaną szybko namierzone.

Białą listę podatników VAT można znaleźć na stronach Ministerstwa Finansów i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Aby sprawdzić kontrahenta, należy wpisać jedną z jego danych: numer NIP, REGON, numer rachunku bankowego, nazwę firmy lub jej fragment. System automatycznie wskaże pasujące wyniki, spośród których można wybrać właściwy podmiot.

Jakie informacje możemy sprawdzić?

Nowy wykaz umożliwia sprawdzenie, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Przedsiębiorca ma dostęp do statusu firmy, do pięcioletniej historii jej rejestracji jako podatnika VAT oraz do informacji, czy została wykreślona z rejestru lub do niego przywrócona. Wykaz zawiera też dane o podstawie prawnej, na mocy której podjęto takie działania wobec weryfikowanej firmy.

Przedsiębiorstwo może też sprawdzić w wykazie m.in. aktualny numer rachunku bankowego, z którego korzysta potencjalny partner biznesowy. To właśnie z wpłatą na rachunek bankowy nieuwidoczniony w wykazie wiążą się sankcje, które zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2020 roku. W rejestrze widnieje także numer NIP lub REGON firmy, numer w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz podstawowe dane jej reprezentantów i wspólników.

Nowe kary od 1 stycznia 2020 roku

Dlaczego tak istotna jest weryfikacja rachunków bankowych, na które przedsiębiorca zamierza przelać pieniądze? W wykazie VAT Krajowa Administracja Skarbowa udostępnia jedynie sprawdzone i aktualne numery kont. Transfer pieniędzy na rachunek inny niż ten, który widnieje w rejestrze, może nieść za sobą kosztowne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Po pierwsze, brak zachowania należytej staranności przy transakcji i niesprawdzenie numeru konta może skutkować tym, że środki trafią do kieszeni oszustów. Wówczas sam przedsiębiorca będzie odpowiadał solidarnie z nierzetelnym kontrahentem za jego ewentualne przewinienia względem Skarbu Państwa. Po drugie firma, która wpłaci pieniądze na niewłaściwy rachunek, straci możliwość zaliczenia przelanej kwoty do kosztów uzyskania przychodów. Takie sankcje od 1 stycznia mają zastosowanie w przypadku wpłat powyżej 15 tys. zł. Chodzi wyłącznie o rozliczenia między przedsiębiorcami.

Takich konsekwencji można jednak uniknąć. Jeśli przedsiębiorca nie sprawdził rachunku, na który przelał pieniądze, powinien w ciągu 3 dni poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Najlepszym sposobem na zabezpieczenie się przed taką sytuacją jest stałe monitorowanie partnerów biznesowych. Dane podatników w wykazie aktualizowane są raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego też warto sprawdzać rachunek kontrahenta w dniu transakcji. O rosnącej potrzebie kontroli partnerów biznesowych świadczą statystyki. Te wskazują, że coraz więcej przedsiębiorców działa zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania.

„Przedsiębiorcy bardziej ufają, kiedy sprawdzają”

Taki wniosek płynie z raportu Krajowego Rejestru Długów. Z badań wynika, że tylko w ciągu pierwszych trzech kwartałów 2019 roku firmy pobrały z KRD 26,3 mln raportów o kondycji finansowej kontrahentów[1]. Świadomość konieczności oceny ryzyka rośnie, co uzasadnia powstanie także białej listy podatników VAT. Sprawdzanie za jej pośrednictwem partnerów w biznesie to więc nie tylko odgórnie nałożony obowiązek firm, ale też działanie w jej interesie. Z raportu KRD wynika ponadto, że o ile weryfikacja potencjalnych współpracowników jest stałą praktyką w dużych firmach, o tyle w sektorze małych i średnich firm nie jest to jeszcze standard. Powód? Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z ryzyka, jakie wiąże się ze współpracą z nieuczciwym kontrahentem. Mało tego, cześć z nich traktuje takie „prześwietlanie” jako nietakt. Wówczas w zachowaniu dobrych relacji biznesowych może pomóc faktoring. Korzystanie z finansowania faktur, z jednej strony umacnia wizerunek takiej firmy jako rzetelnego podmiotu, z drugiej zaś, zwiększa bezpieczeństwo transakcji. W jaki sposób? To faktor finansujący faktury bierze na siebie obowiązek skontrolowania kontrahentów firmy.

[1] Przedsiębiorcy bardziej ufają, kiedy sprawdzają, https://krd.pl/Centrum-prasowe/Informacje-prasowe/2019/Przedsiebiorcy-bardziej-ufaja--kiedy-sprawdzaja-(1)