Jak radzić sobie z opóźnionymi płatnościami? Podpowiadamy!

Wykonałeś swoją pracę i wystawiłeś klientowi fakturę z odroczonym terminem płatności już ponad miesiąc temu. Wciąż czekasz na zapłatę. Nadeszła pora na ściganie klienta, lecz totalnie nie wiesz jak się za to zabrać. Nie chcesz też psuć dobrych relacji, na które długo pracowałeś. Spójrzmy prawdzie w oczy – egzekwowanie płatności za faktury to jedno z najtrudniejszych i najbardziej nużących zadań małych i średnich przedsiębiorców. Dzwonienie i bombardowanie klientów emailami nie należy do przyjemności. Ale taki jest biznes. A Ty masz prawo do tego, by w terminie otrzymać pieniądze za wykonaną pracę. Jeżeli jesteś zmęczony opóźnieniami w płatnościach, prowadzącymi do obniżającej się płynności finansowej, poniżej znajdziesz kilka porad jak poradzić sobie w tej niezręcznej sytuacji.

Nie jesteś niegrzeczny!

Po pierwsze, wykonałeś swoją pracę – klient dostał to, na co się umówiliście. Twój kontrahent powinien uregulować należność. Co więcej, powinien to zrobić w terminie. Nie jesteś bankiem i nie stać cię, aby co miesiąc zakładać za kogoś pieniądze. Nie chcesz też finansować swojej działalności za pomocą zewnętrznych źródeł. Jeśli ktoś ci nie płaci, nie jesteś w stanie pokryć swoich zobowiązań wobec kogoś innego – proste. Zamiast tego możesz stracić płynność finansową, a to pierwszy krok do porażki Twojego biznesu. Nie musisz godzić się na to, wystarczy, że podejmiesz kroki zaradcze, a w razie opóźnień będziesz podążać wypracowaną ścieżką Twojej własnej, miękkiej windykacji.

Mając to w pamięci, nie powinieneś czuć się winny, chcąc wyegzekwować swoje pieniądze. To klient jest nie w porządku, jeśli nie płaci w terminie. Staraj się przypominać sobie o tym za każdym razem, kiedy zawahasz się, czy się do niego odezwać.  

Ustal swoje warunki i oczekiwania

Warunki fakturowania to coś, co każdy mały biznes musi ustalić ze swoimi klientami. Określenie tych zasad na wczesnym etapie współpracy pozwoli uniknąć niezręcznych sytuacji w trakcie jej trwania.

Nie jesteś pewien jakie warunki ustalić? Takie, jakie uważasz za stosowne. Możesz zażądać płatności z góry, jednak może to być ryzykowne. Aby być konkurencyjnym i otrzymywać rabaty od klientów, czasami będziesz zmuszony oferować wydłużone terminy płatności na fakturach.

Przygotuj wcześniej treść maila z przypomnieniem

Pisanie maila do klienta przypominającego o płatności to z pewnością nic przyjemnego. Zazwyczaj zajmuje to także na początku trochę czasu. Twoją intencją nie jest bycie niemiłym, ale z pewnością musisz być stanowczy. Nie chcesz także być zbytnio wymagający, jednak musisz upewnić się, że Twój przelew został dokonany. Zaoszczędź czasu i przygotuj sobie skrypt, którego później użyjesz. Pierwszego maila z informacją o terminie płatności możesz wysłać już w przeddzień jego upłynięcia. Kilka dni później wyślij kolejnego maila, z przypomnieniem.

Złap za telefon

Wysłałeś już kilka przypominających maili, lecz nadal nie otrzymałeś płatności – to czas, żeby złapać za telefon i zadzwonić do klienta. Czasami zwykła rozmowa to wszystko, czego potrzeba, aby zmotywować kontrahenta do zapłaty. Nie poprzestawaj na jednym telefonie i staraj się wywoływać delikatną presję, a powinno przybliżyć cię to do celu.

Jeśli nie masz odwagi, aby samemu skontaktować się telefonicznie, zatrudnij wirtualnego asystenta, aby wykonał tę pracę za ciebie. W niektórych przypadkach sam fakt, że to ktoś inny domaga się płatności w twoim imieniu, dodaje ci autorytetu i sprawia, że klienci zaczynają bardziej martwić się o konsekwencje niepłacenia w terminie. 

Dowiedz się, kto stoi za płatnościami

Zdarza się tak że faktury nie są opłacane, gdyż nie wysyłasz ich do odpowiedniej osoby lub działu. Dlatego jeśli wszystko inne zawiedzie, dowiedz się kto odpowiada za opłacanie faktur u twojego klienta, zadzwoń do niego i zaprzyjaźnij się z nim! Zapytaj wprost co masz zrobić, aby dostawać pieniądze w terminie.

Skorzystaj z faktoringu

Masz już kilku klientów i wystawiasz im faktury z odroczonymi terminami płatności. Mimo to większość z nich i tak poważnie spóźnia się z płaceniem. Jeśli nie chcesz ryzykować utraty płynności finansowej, pomyśl o skorzystaniu z usług faktoringu. Mechanizm jest prosty – wystawiasz fakturę z odroczonym terminem płatności, a następnie przekazujesz ją do sfinansowania firmie faktoringowej. Dzięki temu gotówkę otrzymujesz od razu, co niesie za sobą szereg korzyści. Masz kapitał na kolejne inwestycje, dzięki czemu stajesz się bardziej konkurencyjny. Możesz także wydłużyć swoim klientom terminy płatności, co z pewnością spotka się z ich zadowoleniem. W odróżnieniu od kredytu obrotowego, nie obniżasz zdolności kredytowej swojej firmy.

Pamiętaj, że masz do czynienia z człowiekiem

Abstrahując od wszystkiego, klienci to zwykli ludzie, tacy jak my. Oni również bywają zajęci, co może oznaczać, że zwyczajnie zapominają o opłacaniu faktur. Czasami jedyne, czego potrzebują, to delikatne przypomnienie. Nigdy nie zakładaj najgorszego, zacznij od przyjacielskiego podejścia, a jak to nie pomoże, spróbuj twardszych metod. Większość klientów zapłaci – wystarczy, że będziesz konsekwentny. Powodzenia!

Źródło: https://koronabilans.krd.pl/category/komentarz-eksperta/