Jak pracować mądrzej, nie dłużej - popraw swoją efektywność!

Podstawowe zasady efektywnej pracy

1.    Tylko 3 zadania na dzień!

Prawdopodobnie każdego dnia, jak i w perspektywie całego miesiąca czeka na ciebie cała masa zadań do wykonania. Ustal priorytety i naucz się podchodzić do czekających na Ciebie wyzwań realistycznie. Zaplanuj 3 zadania do wykonania na dzień. Trzy zadania to realistyczny, a dzięki temu osiągalny cel. Pamiętaj, że rano jesteś zazwyczaj najbardziej produktywny więc najtrudniejsze z nich zaplanuj jako pierwsze do wykonania, nawet jeśli tak naprawdę wcale nie masz ochoty się za nie zabrać. Nie odkładaj go na później. Zjedz tą „żabę” i lepiej zrób to od razu. Oczywiście, jeśli na koniec dnia okaże się, że masz czas i siły na więcej, nic nie stoi na przeszkodzie, byś zabrał się za dodatkowe zadanie. Zrób to jednak tylko wtedy, jeśli Twoja złota 3 została zamknięta z sukcesem!

Spróbuj poznać swój biologiczny zegar i znajdź ten moment w czasie dnia lub tygodnia, kiedy najłatwiej się koncentrujesz, kiedy masz siłę, by głęboko się nad czymś zastanowić, przeanalizować sytuację, etc. Pamiętaj o tych momentach przy ustalaniu priorytetów.

Wiesz już, kiedy jesteś w szczytowej formie intelektualnej? Doskonale! Co jednak zrobić z momentami, kiedy Twój poziom skupienia i koncentracji jest niższy? Na te godziny w czasie dnia warto zaplanować spotkania organizacyjne, czy odpowiadanie na maile. Do tych zadań zazwyczaj nie potrzebujesz maksymalnego skupienia.

Jesteś menadżerem? Zacznij oddelegowywać zadania, co do których nie masz wszystkich istotnych informacji, którymi spokojnie mogą zająć się Twoi podwładni lub które nie są najważniejsze, a które zabierają Ci energię. Inwestuj w pomoc, zatrudnij specjalistów i pamiętaj: nie powinieneś robić wszystkiego sam!

2.    Unikaj rozpraszaczy!

Uważaj na ‘rozpraszacze’ i… ‘rozpraszaczy’! Skrzynka mailowa i wpadające do niej nowe wiadomości, koledzy z pokoju, koleżanka ciągnąca Cię na kawę, rozmowy przy sąsiednim biurku, dzwoniący telefon. Staraj się zminimalizować ilość czynników, które mogą Cię rozpraszać, żeby nagle nie okazało się, że zabrakło Ci czasu na Twoje priorytety! Dodatkowo pamiętaj, że ilość trafnych decyzji jakie jesteś w stanie podjąć jednego dnia jest ograniczona i lepiej, żeby te decyzje dotyczyły naprawdę istotnych zagadnień, a nie zadań wykonywanych spontanicznie.

3.    Sprawdzanie maili z samego rana? Nie, dziękuję!

Być może to Cię zaskoczy, ale nie powinieneś zaczynać dnia od sprawdzenia maili. Liczne wiadomości o różnorodnej tematyce, sprawią, że poczujesz się przytłoczony i przepracowany zanim jeszcze tak naprawdę zabrałeś się do pracy. Wykorzystaj świeże zasoby porannej energii do wykonania tego, co danego dnia jest dla Ciebie najważniejsze – czyli priorytetowych zadań, a skrzynkę mailową sprawdź dopiero wczesnym popołudniem.

Nie pisz długich maili. Jeśli otrzymane przez Ciebie wiadomości wymagają odpowiedzi innej niż podanie podstawowych informacji, określenie daty, potwierdzenie terminu, czy akceptacji projektu, zadzwoń do nadawcy i ustal szczegóły zagadnienia przez telefon, z krótkim mailowym podsumowaniem podjętych w czasie tej rozmowy decyzji. Będziesz zaskoczony, ile czasu dzięki temu zaoszczędzisz! Dodatkowo staraj się odpowiadać na maile hurtowo, nie pojedynczo i nie odrywaj się od innej pracy, by sprawdzać wiadomości, które na bieżąco spływają do Twojej skrzynki. Przeczytasz je, gdy przyjdzie na to pora.

4.    Zadania wykonuj jedno po drugim

Hurtowe podejście do tematu nie sprawdza się również przy wykonywaniu zadań. By zwiększyć swoją efektywność wykonuj zadania jedno po drugim. Zajmie Ci to tyle samo, jeśli nie mniej czasu, a jednocześnie zminimalizujesz ryzyko pomyłek. Gdy już się czymś zajmiesz, nie przerywaj tego i nie odkładaj skończenia danego zadania na później. Stracisz mnóstwo czasu na przypominanie sobie tematu, podjęcie wątku na nowo, przywołanie utraconych myśli.

5.    Zaprzyjaźnij się ze swoim prywatnym asystentem – Twoim kalendarzem!

Jeśli zaczniesz wpisywać wszystko do kalendarza, nie będziesz musiał zaprzątać sobie głowy pamiętaniem o tym! Spotkanie, telefon, rozmowa z przełożonym, lunch z Klientem – zapisz to i bądź spokojny. W kalendarzu zapisuj sobie również zadania do wykonania wraz z zakładanym przedziałem czasu  potrzebnym na ich wykonanie. Elon Musk pracuje w systemie 5 minutowym, ale trenerzy rozwoju osobistego zalecają planowanie zadań w blokach 90 minutowych, żeby mieć wystarczająco dużo czasu na skoncentrowanie się i odpowiednie wykonanie pracy.

6.    Zrób porządek!

Posprzątaj kartki, karteczki i karteluszki otaczające Cię ze wszystkich stron. Porządek na biurku zredukuje ilość „przeszkadzaczy”. Zapoznaj się z funkcjami Twojej poczty mailowej. Porządek w skrzynce z mailami pozwoli Ci zaoszczędzić czas, który tracisz na filtrowanie wiadomości i wyszukiwanie ważnych wątków. Zaprzyjaźnij się z aplikacjami oferowanymi przez Google Drive czy Google Docs. Dzięki nim potrzebne dokumenty i pliki będą zawsze uporządkowane i dostępne dla Ciebie praktycznie z każdego miejsca na ziemi. Porządek zrób również z otaczającymi Cię informacjami. Filtruj je i zapisuj jedynie te ważne i aktualne.

Opisane powyżej zasady to oczywiście jedynie wskazówki, które nie muszą odpowiadać stylowi pracy każdego z nas. Testuj, próbuj ulepszaj. Pamiętaj jednak, że Twój czas pracy, Twoja wydajność i efektywność, zależą w dużej mierze od wypracowanej przez Ciebie rutyny pracy, która najlepiej pozwoli Ci wykorzystać potencjał, który niewątpliwie posiadasz.